¿Factura Electrónica? ¿Certificados digitales? (y III)

Una factura electrónica es un documento digital que cumple con todos los requisitos exigidos por la Ley a sus equivalentes en papel. Fundamentalmente tienen que garantizar su integridad y autenticidad - por eso se cuñan las facturas tradicionales - .

Sin embargo, la Ley no especifica qué formato ha de tener ese soporte digital.

Las formas más difundidas de factura electrónica son :

• La digitalización certificada de facturas mediante escáner y software homologado por la Agencia Tributaria, que firma la imagen escaneada de manera que no sea posible la modificación posterior.
  
• Entrega a través de un sistema de intercambio electrónico de documentos entre las empresas emisoras y receptoras.
  
• Ficheros informáticos firmados con un certificado digital, bien por el emisor de la factura, bien por un tercero que ofrece este servicio. Suele ser el medio que mejor relación coste-automatización ofrece a empresas que vayan a hacer tratamiento automatizado de la información.

Los formatos de ficheros más ampliamente utilizados en la firma con certificados son :

• PDF, que soporta la firma digital dentro de la propia estructura del fichero. Es el formato más ampliamente usado cuando el receptor de la factura únicamente va a almacenar la información y no va a hacer un tratamiento automatizado.
• XML, con diversos estándares. El estándar facturae , variante de UBL, está respaldado por la Administración Española.
  
• EDIFACT, es un formato estándar internacional para el intercambio entre sistemas informáticos.

Así que parece claro todo el negocio que hay moviéndose en torno a esto: facturación digital integrada en los programas de gestión, necesidades de conversión entre formatos para empresas multinacionales, tratamiento automatizado de los formatos digitales, soluciones de digitalización, gestores documentales, etc.

Además, comentar que el DNIe no es válido para firmar facturas porque no identifica a empresas, y los certificados de la FNMT para personas jurídicas sólo son aceptados de forma estándar cuando la facturación se hace a nombre de la Administración porque el acceso a las listas de revocación de certificados no es público y requiere una relación contractual con la FNMT que la Administración sí tiene, pero no todas las empresas privadas.

Por esta razón, la firma de facturas electrónicas se realiza con certificados de otras CAs que ofrecen mecanismos de acceso público para la verificación de las firmas.

Para terminar, comentar la clara mejora que supone la digitalización del proceso completo de facturación en términos de costes de emisión y almacenamiento, junto con el beneficio que ofrece el tener toda la información de facturación en soporte informático de cara a la automatización de procesos.